CẢI CÁCH THỦ TỤC HÀNH CHÍNH
ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN HAI BÀ TRƯNG
ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG ĐỒNG NHÂN
QUY TRÌNH
CHỨNG THỰC BẢN SAO TỪ BẢN CHÍNH GIẤY TỜ, VĂN BẢN DO CƠ QUAN TỔ CHỨC CÓ THẨM QUYỀN CỦA VIỆT NAM CẤP HOẶC CHỨNG NHẬN |
| MÃ SỐ | : | QT-LVCT-02 |
|
| LẦN BAN HÀNH | : | 05 |
|
| NGÀY BAN HÀNH | : | …/…/2023 |
|
| SOÁT XÉT | PHÊ DUYỆT |
Họ và tên |
|
|
Chữ ký |
|
|
Chức vụ |
|
|
LÝ LỊCH SỬA ĐỔI | ||||
Yêu cầu sửa đổi/ bổ sung | Trang/ phần sửa đổi | Nội dung sửa đổi | Lần sửa đổi | Ngày sửa đổi |
Sửa lại theo Quyết định số 375/QĐ-UBND ngày 16/01/2023 của UBND Thành phố Hà Nội (QĐ công bố) và Quyết định 1675/QĐ-UBND ngày 22/3/2023 của UBND TP Hà Nội (QĐ nội bộ) | 5.5 Thời hạn giải quyết; 5.9 Quy trình xử lý công việc; Phụ lục 01 | Thời gian thực hiện, căn cứ pháp lý | 04 | Tháng 4/2023 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
- MỤC ĐÍCH
Quy định cách thức, trình tự các bước giải quyết thủ tục hành chính về việc Chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan tổ chức có thẩm quyền của việt nam cấp hoặc chứng nhận.
- PHẠM VI ÁP DỤNG
Quy trình này áp dụng đối với hoạt động tiếp nhận, xem xét và giải quyết thủ tục hành chính Chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan tổ chức có thẩm quyền của việt nam cấp hoặc chứng nhận cho công dân tại UBND.
Công chức phụ trách có trách nhiệm phối hợp với các bộ phận liên quan giúp Lãnh đạo UBND thực hiện quy trình này.
- TÀI LIỆU THAM KHẢO
Các văn bản pháp quy liên quan đề cập tại Phụ lục 01.
- ĐỊNH NGHĨA, VIẾT TẮT
- UBND : Ủy ban nhân dân;
- TTHC : Thủ tục hành chính;
- BPTP : Bộ phận Tư pháp;
- CCTPHT : Công chức Tư pháp – Hộ tịch;
- BPMC : Bộ phận một cửa, bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính.
- NỘI DUNG QUY TRÌNH
A. Lưu đồ thực hiện (xem trang sau)
TT | Trình tự | Trách nhiệm | Thời gian | Biểu mẫu | |||||
|
| Tổ chức/cá nhân | 01 giờ | Theo mục 5.3 | |||||
|
| BPMC | QT-UBND-06 | ||||||
|
| Công chức chuyên môn | Mẫu số 02+03+04+05 (QT-UBND-06); Hồ sơ trình | ||||||
|
| Lãnh đạo UBND hoặc CCTPHT được ủy quyền | 02 giờ | Mẫu số 05 (QT-UBND-06); Bản sao được chứng thực | |||||
|
| Công chức chuyên môn | 01 giờ | ||||||
|
| BPMC | Giờ hành chính | Bản sao được chứng thực |
B. Diễn giải lưu đồ
5.1 | Cơ sở pháp lý | |||||
| Phụ lục 01 | |||||
5.2 | Điều kiện thực hiện thủ tục hành chính | |||||
| Bản chính giấy tờ, văn bản cần chứng thực. Bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao: + Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ. + Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung. + Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp. + Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân. + Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại Khoản 1 Điều 20 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP. | |||||
5.3 | Thành phần hồ sơ | Bản chính | Bản sao | |||
| Bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực. |
| x | |||
5.4 | Số lượng hồ sơ | |||||
| Không quy định | |||||
5.5 | Thời hạn giải quyết | |||||
| - Ngay trong ngày làm việc hoặc sau ngày làm việc tiếp theo, tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ. - Đối với trường hợp cùng một lúc yêu cầu chứng thực bản sao từ nhiều bản chính giấy tờ, văn bản; bản chính có nhiều trang; yêu cầu số lượng nhiều bản sao; nội dung giấy tờ, văn bản phức tạp khó kiểm tra, đối chiếu mà cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực không thể đáp ứng được thời hạn quy định của Điều 7 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì thời hạn chứng thực được kéo dài thêm không quá 02 (hai) ngày làm việc hoặc có thể dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực. (Điều 21, Nghị định 23/2015/NĐ-CP) | |||||
5.6 | Nơi tiếp nhận hồ sơ | |||||
| Bộ phận một cửa UBND | |||||
5.7 | Lệ phí | |||||
| 2.000 đồng/trang, từ trang thứ 3 trở lên thì mỗi trang thu 1.000 đồng/trang, tối đa không quá 200.000 đồng/bản. | |||||
5.8 | Kết quả giải quyết thủ tục hành chính | |||||
| Văn bản được chứng thực | |||||
5.9 | Quy trình xử lý công việc | |||||
TT | Trình tự thực hiện | Trách nhiệm | Thời gian | Biểu mẫu | ||
| Nộp hồ sơ Tổ chức/ cá nhân chuẩn bị bộ hồ sơ theo quy định tại mục 5.3 nộp trực tiếp tại BPMC. | Tổ chức/cá nhân | 01 giờ | Theo mục 5.3 | ||
| Tiếp nhận, chuyển hồ sơ - Bộ phận một cửa tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra hồ sơ theo quy định tại QT-UBND-06 Quy trình Giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông. + Trường hợp hồ sơ không đáp ứng yêu cầu thì hướng dẫn để công dân bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo quy định + Trường hợp đạt yêu cầu tiến hành bước tiếp theo. | BPMC | QT-UBND-06 | |||
| Thụ lý, giải quyết hồ sơ - Thực hiện đối chiếu bản chính với bản sao, (đóng dấu chứng thực, ghi sổ chứng thực, vào sổ). - Trình lãnh đạo UBND ký chứng thực. Trường hợp công chức chuyên môn được Chủ tịch ủy quyền ký chứng thực theo Khoản 3 Điều 7 Nghị định 32/2021/NĐ-CP thì công chức ký chứng thực. | Công chức Tư pháp – Hộ tịch | Mẫu số 02+03+04+05 (QT-UBND-06); Hồ sơ trình | |||
| Phê duyệt - Lãnh đạo UBND xem xét, ký bản sao (hoặc công chức chuyên môn được ủy quyền ký chứng thực). - Ký xác nhận vào Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ. | Lãnh đạo UBND hoặc CCTPHT được ủy quyền | 02 giờ | Mẫu số 05 (QT-UBND-06); Bản sao được chứng thực | ||
| Chuyển kết quả - Sau khi nhận kết quả đã được lãnh đạo UBND phê duyệt, công chức chuyên môn xử lý hồ sơ có trách nhiệm cập nhật thông tin vào phần mềm một cửa, chuyển kết quả với Bộ phận một cửa để trả kết quả cho tổ chức, cá nhân. - Ký xác nhận vào Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ. | Công chức Tư pháp – Hộ tịch | 01 giờ | |||
| Trả kết quả - Khi tổ chức, cá nhân đến nhận kết quả, Bộ phận một cửa kiểm tra, trả kết quả cho tổ chức, cá nhân theo quy trình QT-UBND-06. - Trường hợp, thời gian có kết quả sớm hơn so với thời gian hẹn trả kết quả, Bộ phận một cửa có trách nhiệm thông báo cho cá nhân đến lấy kết quả sớm. | BPMC | Giờ hành chính | Bản sao được chứng thực | ||
- PHỤ LỤC, BIỂU MẪU
Mã số | Tên biểu mẫu, phụ lục |
Phụ lục 01 | Cơ sở pháp lý |
- LƯU TRỮ HỒ SƠ
Sổ chứng thực được lưu trữ, bảo quản theo quy định tại khoản 1, Điều 14, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.
TT | Văn bản lưu | Trách nhiệm lưu | Thời gian lưu |
| Hồ sơ nộp tại mục 5.3 | BPTP |
01 năm |
| Sổ chứng thực | ||
| Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả | ||
| Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ | BPTP+BPMC | |
| Các giấy tờ quy định tại QT-UBND-06 phát sinh trong quá trình giải quyết TTHC | BPMC |
Phụ lục 1
CƠ SỞ PHÁP LÝ
STT | Tên văn bản | Hiệu lực văn bản | Ghi chú |
| Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch. | Đang còn hiệu lực |
|
| Thông tư 01/2020/TT-BTP ngày 03/03/2020 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thức bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch. | Đang còn hiệu lực |
|
| Thông tư số 226/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp và quản lý lệ phí chứng thực. | Đang còn hiệu lực |
|
| Quyết định 4713/QĐ-UBND ngày 20 tháng 10 năm 2020 của UBND Thành phố Hà Nội về việc công bố danh mục thủ tục hành chính chuẩn hóa; danh mục thủ tục hành chính bãi bỏ trong lĩnh vực Tư pháp thuộc thẩm quyền giải quyết của cấp thành phố, UBND cấp huyện, UBND cấp xã trên địa bàn Thành phố Hà Nội và liên thông với Bộ Tư pháp. | Đang còn hiệu lực |
|
| Quyết định số 416/QĐ-UBND ngày 27/1/2022 của UBND Thành phố Hà Nội về việc công bố Danh mục thủ tục hành chính được chuẩn hóa thuộc thẩm quyền giải quyết của thành phố Hà Nội trong lĩnh vực giám định tư pháp; danh mục thủ tục hành chính liên thông với Bộ Tư pháp được chuẩn hóa bãi bỏ trong lĩnh vực công chứng, luật sư. | Đang còn hiệu lực |
|
| Quyết định số 1675/QĐ-UBND ngày 22/3/2023 của UBND Thành phố Hà Nội về việc phê duyệt các quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính lĩnh vực Tư pháp thuộc phạm vi chức năng quản lý nhà nước của cơ quan, đơn vị thuộc thành phố Hà Nội. | Đang còn hiệu lực |
|